സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങൾ, അർധ സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങൾ, സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങൾ, ഗ്രാന്റ് ഇൻ എയ്ഡ് സ്ഥാപനങ്ങൾ എന്നിവയിൽ സ്പാർക് ബന്ധിത ബയോമെട്രിക് പഞ്ചിംഗ് സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കുന്നതിന്റെ മാർഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ നിശ്ചയിച്ചുകൊണ്ട് സർക്കാർ ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിച്ചു.
ഭരണ നവീകരണത്തിന്റെ ഭാഗമായി സർക്കാർ ഓഫീസുകളുടെ പ്രവർത്തനം കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിനും ജീവനക്കാരുടെ കൃത്യനിഷ്ഠ ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനുമായാണ് എല്ലാ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിലും സ്പാർക്കുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ബയോമെട്രിക് ഫിംഗർപ്രിന്റ് അറ്റൻഡൻസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം (പഞ്ചിംഗ് സിസ്റ്റം) നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് സർക്കാർ തീരുമാനിച്ചത്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ സ്പാർക്ക് മുഖേന ശന്പളം ലഭിക്കുന്ന ഓഫീസുകളിലെ ജീവനക്കാർക്ക് മാത്രമായി സ്പാർക് ബന്ധിത ബയോമെട്രിക് പഞ്ചിംഗ് സംവിധാനം താഴെപറയുന്ന രീതിയിൽ നടപ്പിൽ വരുത്തണം.(സ.ഉ (സാധാ.)നം.192/2020 തീയതി 13/01/ 2020).
8നിലവിൽ പഞ്ചിംഗ് സംവിധാനം സ്ഥാപിച്ചിട്ടുള്ള ഓഫീസുകൾ സ്പാർക്കുമായി ലിങ്ക് ചെയ്യാൻ സാധിക്കുന്നതാണെങ്കിൽ ആധാർ സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറ്റേണ്ടതില്ല. ആയത് കെൽട്രോണ് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പു വരുത്തേണ്ടതും ലിങ്ക് ചെയ്യുന്നതിന് ആവശ്യമായ തുക അതാത് വകുപ്പുകൾ തന്നെ വഹിക്കേണ്ടതുമാണ്.
8 സിവിൽ സ്റ്റേഷനുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഓരോ ഓഫീസിനെയും പ്രത്യേകം യൂണിറ്റായി കണക്കാക്കി ഒരൊറ്റ യൂണിറ്റിൽ പഞ്ചിംഗ് മെഷീനുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നതിനുള്ള ചെലവ് റവന്യൂ വകുപ്പ് വഹിക്കണം. മിനി സിവിൽ സ്റ്റേഷൻ, വിവിധ ഓഫീസുകൾ സ്ഥിതി ചെയ്യുന്ന ഡയറക്ടറേറ്റുകൾ, വികാസ് ഭവൻ പോലുള്ള ഓഫീസ് സമുച്ചയങ്ങളിൽ പഞ്ചിംഗ് സ്ഥാപിക്കുന്നതിന്റെ ഏകോപനം പൊതുമരാമത്ത് വകുപ്പ് ഏറ്റെടുത്ത് ചെലവ് ഓഫീസുകളിലെ വകുപ്പു മേധാവികൾ ആനുപാതികമായി വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
8 എല്ലാ സിവിൽ സ്റ്റേഷനുകളിലും പബ്ലിക് ഓഫീസുകളിലും പ്രവർത്തിക്കുന്നതോ അല്ലെങ്കിൽ നൂറിൽ കൂടുതൽ ജീവനക്കാർ ജോലി ചെയ്യുന്ന ഓഫീസ് സമുച്ചയങ്ങളിലെയോ വിവിധ വകുപ്പുകളിലെ അറ്റൻഡൻസ് സംബന്ധിച്ച കാര്യങ്ങൾ ഏകോപ്പിക്കുന്നതിനു നിലവിലെ സൂപ്രണ്ട്-ഒന്ന് ക്ലർക്ക്-രണ്ട് (സാങ്കേതിക പരിജ്ഞാനമുള്ളവർക്ക് മുൻഗണന നൽകി) എന്നിവരെ നിലവിലുള്ള തസ്തികകളിൽനിന്നും കണ്ടെത്തി ഒരു അറ്റൻഡൻസ് മോണിറ്ററിംഗ് സെൽ രൂപീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
8 ഒന്നിൽ കൂടുതൽ ഓഫീസുകൾ പ്രവർത്തിക്കുന്ന കെട്ടിടങ്ങളിൽ സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്നതിനാവശ്യമായ ചെലവ് വകുപ്പുകൾ ആനുപാതികമായി വഹിക്കേണ്ടതും ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ കാര്യങ്ങളും നിശ്ചയിക്കുന്നതിന് അതാത് വകുപ്പു മേധാവി, വകുപ്പുകളിലെ നോഡൽ ഓഫീസർമാർ, എൻഐസി, കെൽട്രോണ് പ്രതിനിധി എന്നിവരെ ഉൾപ്പെടുത്തി കമ്മിറ്റി രൂപീകരിച്ചു തീരുമാനം കൈക്കൊള്ളേണ്ടതുമാണ്.
8 മെഷീനുകൾ സ്ഥാപിച്ച ശേഷം എല്ലാ വകുപ്പുകളും ഒരു നോഡൽ ഓഫീസറെ നിശ്ചയിച്ച് വിവരം പ്രോജക്ട് മാനേജർ, സ്പാർക്കിനെ അറിയിക്കേണ്ടതും സ്പാർക്കിൽ ലിങ്ക് ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
ശ്രദ്ധിക്കുക:- പഞ്ചിംഗ് സംവിധാനം സ്പാർക്കുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന ഓഫീസുകളിലെ ജീവനക്കാർ
1. ഓഫീസുകളിലെ സമയക്രമം നിയമവിധേയം.
2. ഒരു മാസത്തിൽ ജീവനക്കാർക്ക് 300 മിനിട്ട് ഗ്രേസ് ടൈം അനുവദിക്കുന്നു. ഒരു ദിവസം പരമാവധി 60 മിനിറ്റ് മാത്രമേ വിനിയോഗിക്കാവൂ. എന്തെങ്കിലും കാരണത്താൽ ഗ്രേസ് ടൈം കുറവു വന്നാൽ ആയത് പുനഃസ്ഥാപിക്കുവാൻ സാധിക്കുന്നതല്ല.
3. ഗ്രേസ് ടൈം തൻമാസം 16 മുതൽ അടുത്ത മാസം 15 വരെ എന്ന രീതിയിൽ കണക്കാക്കും.
4. ജീവനക്കാരുടെ ഗ്രേസ് ടൈം സംബന്ധിച്ച വിശദാംശങ്ങൾ ഹാജർ സ്പാർക്കുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന പക്ഷം സ്പാർക്കിൽ കാണാം.
5. ഹാഫ് ഡേയ്ക്ക് ഗ്രേസ് ടൈം അനുവദിക്കും.
6. പഞ്ചിംഗ് സംവിധാനം സ്പാർക്കുമായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുള്ളതിനാൽ ജീവനക്കാർ ഓഫീസിൽ വരുന്പോഴും ഓഫീസിൽനിന്ന് പോകുന്പോഴും ഐഡി കാർഡ് മുഖേനയോ PEN നന്പർ രേഖപ്പെടുത്തിയോ പഞ്ചിംഗ് സിസ്റ്റത്തിലൂടെ ഹാജർ രേഖപ്പെടുത്തണം.
7. ഓരോ ഓഫിസിലെയും ജീവനക്കാരുടെ ലീവ്, OD തുടങ്ങിയവ അംഗീകരിക്കുന്നതിനുള്ള അധികാരികളെ (Reporting and Controlling Officer) വകുപ്പു മേധാവിക്ക് നിശ്ചയിക്കാം.
8. ഹാജർ സ്പാർക്കുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് KSR Appendix XII a,b,c ഒഴികെയുള്ള എല്ലാ അവധി അപേക്ഷകളും സ്പാർക്ക് സംവിധാനത്തിലെ Leave Management Sy stem വഴി നൽകേണ്ടതാണ്.
9. ആർജിതാവധി /അർധവേതന അവധി അപേക്ഷകൾ തുടങ്ങിയ അവധികൾ അംഗീകരിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് സ്പാർക്ക് സംവിധാനത്തിൽ ഇതു സംബന്ധിച്ച മെമ്മോ ജനറേറ്റ് ചെയ്യണം.
10. ജീവനക്കാർ തൻമാസം 16 മുതൽ അടുത്ത മാസം 15 വരെയുള്ള ലീവുകൾ സ്പാർക്ക് സംവിധാനത്തിലൂടെ നൽകാത്ത പക്ഷം Unauthorized Absence ആയി കണക്കാക്കി ഈ ദിവസങ്ങളിലെ ശന്പളം കുറവ് വരുത്തും. പിന്നീട് ഈ ദിവസങ്ങളിൽ ലീവ് സമർപ്പിക്കുന്ന പക്ഷം ശന്പളം അനുവദിക്കുന്നതുമാണ്.
11. ജീവനക്കാർക്ക് അനുവദനീയമായ ഗ്രേസ് ടൈം കഴിഞ്ഞു താമസിച്ചു വരികയും നേരത്തെ പോകുകയും ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ അർഹമായ അവധി അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കാത്ത പക്ഷം മേൽപറയും പ്രകാരം Unauthorized Absence ആയി കണക്കാക്കി ആ ദിവസത്തെ ശന്പളം തടയും.
12. ജീവനക്കാർ ഓഫീസിൽ അർഹമായ അവധി അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കാതെ അനധികൃതമായി ജോലിക്ക് ഹാജരാകാത്ത സാഹചര്യം ഉണ്ടായാൽ വിവരം കണ്ട്രോളിംഗ് ഓഫീസർ ബന്ധപ്പെട്ട എസ്റ്റാബ്ലീഷ്മെന്റ് സെക്ഷനെ രേഖാമൂലം അറിയിക്കണം.
13. ഗ്രേസ് ടൈമിനു പുറമേ മുൻകാലങ്ങളിലുണ്ടായിരുന്ന ലേറ്റ് പെർമിഷൻ /Early Exit എന്നിവ അനുവദിക്കുന്നതല്ല.
14. ഒരു മാസത്തിൽ 10 മണിക്കൂറോ അതിലധികമോ അധികസമയം ജോലി ചെയ്യുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് (ഗസറ്റഡ് ഉദ്യോഗസ്ഥർ ഉൾപ്പെടെ) മാസത്തിൽ ഒരു ദിവസം കോന്പൻസേറ്ററി ഓഫായി അപേക്ഷിക്കുന്ന പക്ഷം അനുവദിക്കുന്നതാണ്.
15. ഓഫീസ് ഓർഡറിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ മാത്രമേ അവധി ദിവസങ്ങളിൽ അനുവദിച്ചു വരുന്ന കോന്പൻസേഷൻ ഓഫ് അനുവദിക്കുകയുള്ളൂ. ഓഫീസ് ഓർഡർ നന്പർ സ്പാർക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തണം.
16. സ്പാർക്ക് മുഖേന അനുവദിച്ചുവരുന്ന കോന്പൻസേറ്ററി ഓഫ് അംഗീകരിക്കുന്നതിനുള്ള അധികാരം ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പു മേധാവിക്ക് നിശ്ചയിച്ച് സ്പാർക്കിൽ വേണ്ട ക്രമീകരണം വരുത്താവുന്നതാണ്.
17. ജീവനക്കാർ അവരവരുടെ ലീവ് അക്കൗണ്ട് സ്പാർക്കിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് അതാത് ബില്ലിംഗ് സീറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
18. സാങ്കേതിക തകരാറുകൾ (മൊത്തത്തിലുള്ള Net wo rk/ Power Failure മാത്രം) മൂലം ജീവനക്കാർക്ക് പഞ്ച് ചെയ്യാൻ സാധിക്കാതെ വരുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ ആയത് ക്രമീകരിക്കുന്നതിനു സ്പാർക്ക് സംവിധാനം വഴി കണ്ട്രോളിംഗ് ഓഫീസർക്ക് അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കേണ്ടതാണ്.
19. സർവീസിൽ പുതുതായി നിയമിതരാകുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് അന്നുതന്നെ PEN നന്പർ നൽകേണ്ടതും അന്നു മുതൽ തന്നെ പഞ്ചിംഗ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. ഇക്കാര്യം അതാത് വകുപ്പുകൾ പുതിയതായി നിയമിതരാകുന്ന ഉദ്യോസ്ഥരെ അറിയിക്കണം.
20. Waiting For Posting-ൽ ഉള്ള ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാർ ബയോമെട്രിക് അറ്റൻഡൻസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റത്തിലൂടെ ഹാജർ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല. നോണ് ഗസറ്റഡ് ജീവനക്കാർ പഞ്ച് ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
21. ഒൗദ്യോഗിക യാത്ര കഴിഞ്ഞതിനുശേഷമാണ് ODക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്നതെങ്കിൽ ആയത് കണ്ട്രോളിംഗ് ഓഫീസർ മുഖേന വകുപ്പിലെ നോഡൽ ഓഫീസർ അംഗീകരിക്കുന്നതാണ്. OD രേഖപ്പെടുത്തുന്പോൾ Order Number, Place of Duty എന്നിവ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
22. ഒറ്റത്തവണ മാത്രമുള്ള പഞ്ചിംഗ് ഹാജരായി കണക്കാക്കുന്നതല്ല. ആയത് അർഹമായ ലീവായി മാത്രമേ ക്രമീകരിക്കാൻ സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
23. ജീവനക്കാരുടെ ഹാജർ നില സ്പാർക്കിൽ കാണാവുന്നതാണ്. ഇതിനായി അവരവരുടെ യൂസർ നെയിമും പാസ് വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്ത് സർവീസ് മാറ്റേഴ്സിലെ Attendance Details of Individual എന്ന ഓപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കാം. എല്ലാ ജീവനക്കാരും ഹാജർനില പരിശോധിച്ച് ഹാജരില്ലായ്മ ക്രമപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്.
24. ബിൽ തയാറാക്കുന്നത് മുൻമാസം 16 മുതൽ തൻമാസം 15 വരെയുള്ള ഹാജർ നിലയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാകയാൽ പ്രസ്തുത കാലയളവിലെ ഹാജരില്ലായ്മ ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് ബിൽ തയാറാക്കുന്ന ജീവനക്കാർക്ക് ഡിഡിഒ ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാർക്ക് അറിയിപ്പ് നൽകണം.
25. ഷിഫ്റ്റ് ജീവനക്കാരുടെ ഹാജർ വിവരങ്ങൾ കണ്ട്രോളിംഗ് ഓഫീസർ ബന്ധപ്പെട്ട ബില്ലിംഗ് സീറ്റുകളിൽ ലഭ്യമാക്കണം.
26. ദിവസ വേതനം /താത്കാലികം/ കോണ്ട്രാക്റ്റ് ജീവനക്കാർ ബയോമെട്രിക് സംവിധാനത്തിൽ പഞ്ച് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.
27. നിലവിലുള്ള ഉദ്യോഗ സ്ഥൻ സ്ഥലം മാറ്റം, സ്ഥാനക്കയറ്റം അന്യത്രസേവനം, ഉദ്യോഗത്തിൽനിന്ന് വിരമിക്കൽ എന്നിവ കാരണം സെക്ഷൻ/ഓഫീസിൽനിന്ന് വിടുതൽ വാങ്ങുന്പോഴും പുതിയതായി ചുമതല ഏൽക്കുന്പോഴും അറ്റൻഡൻസ് മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റത്തിൽനിന്ന് പേര് ഒഴിവാക്കി/ ഉൾപ്പെടുത്തിയെന്ന് ഉദ്യോഗസ്ഥർ സ്വയം ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
28. വകുപ്പിനു കീഴിലെ എല്ലാ ഓഫീസുകളിലും സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കിയെന്നത് അതാത് വകുപ്പു മേധാവികൾ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതും പുരോഗതി പ്രതിമാസം അവലോകനം ചെയ്യേണ്ടതുമാണ്.
29. ഇനിയൊരു അറിയിപ്പ് ഉണ്ടാകുന്നതു വരെ ഹാജർ ബുക്ക് തുടരേണ്ടതാണ്.